DSGVO bei Vereinsmitgliederverwaltung: 8 Pflichten
TL;DR
- 8 DSGVO-Pflichten für Sport-/Kultur-/Sozialvereine bei Mitgliederverwaltung
- Rechtsgrundlage: Art. 6 lit. b (Vereins-Mitgliedschaftsvertrag) + lit. f (Vereinsleben)
- Foto-Verwendung: KunstUrhG + DSGVO → Einwilligung
- Aufbewahrung: Beitragsdaten 10 Jahre (Steuer), Adressdaten bis Austritt
- Vereinszwecke + Spendendaten = Art. 9 DSGVO (politische, religiöse, weltanschauliche)
Hauptartikel: Hauptartikel: VVT erstellen 2026 — der vollständige Pillar-Artikel zum Thema.
1. Mitgliederliste = personenbezogene Daten
Name, Adresse, Geburtsdatum, ggf. Bankverbindung. Datenschutz-konforme Verwaltung Pflicht.
2. Rechtsgrundlage Mitgliedschaft
Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag = Mitgliedschaft) + lit. c (Vereinsrecht §§ 21 ff. BGB).
3. Datenschutzerklärung im Aufnahmeantrag
Pflicht: Art. 13-Information beim Eintritt. Fertige Vorlage in DSGVO-Kit.
4. Newsletter an Mitglieder
Berechtigtes Interesse möglich (Art. 6 lit. f), aber Werbung erfordert Einwilligung. Differenzieren.
5. Aufbewahrung nach Austritt
Buchhaltungs-Daten 10 Jahre (HGB). Kommunikations-Daten 3 Jahre. Sport-Vergangenheit nur mit Einwilligung.
6. Bilder-Veröffentlichung
Vereins-Webseiten + Social Media: Einwilligung bei erkennbaren Personen. Gruppenbilder kollektive Information.
7. DSB-Pflicht?
Vereine ab 20 MA mit automatisierter Verarbeitung: DSB Pflicht (§ 38 BDSG). Praxis: bei Vorständen nicht zwingend MA.
8. Schulung Funktionsträger
Vorstand + Schatzmeister + Trainer + Übungsleiter. Mind. 1× jährlich.
Häufig gestellte Fragen
Fotos auf Vereins-Website?
Externer DSB sinnvoll?
Quellen
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) — deutscher Volltext, EUR-Lex (Stand: 02.05.2026, geltend seit 25.05.2018)
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) — gesetze-im-internet.de (Stand: laufend, BMJ-Servicestelle)
- Europäische Kommission — Datenschutz-Hauptseite (Stand: laufend)
- EDPB Jahresbericht 2023 (Executive Summary, deutsch) (Stand: 08.2024)