Pay Equity Audit 2026: 6-Schritt-Anleitung für Joint Pay Assessment

1. EU Pay Transparency + Umsetzung DE/AT

Die Umsetzungsfrist der Richtlinie ist am 7. Juni 2026 abgelaufen — für private Arbeitgeber entstehen die konkreten Richtlinienpflichten aber erst mit dem nationalen Umsetzungsgesetz. EU Pay Transparency Directive 2023/970: verabschiedet am 10.05.2023, veröffentlicht im Amtsblatt am 17.05.2023, Umsetzungsfrist 07.06.2026. Deutsche Umsetzung: Zum Stand 17.08.2026 lag kein Umsetzungsgesetz vor; nach der Antwort der Bundesregierung vom 08.07.2026 (BT-Drs. 21/7026) hat das federführende Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend die Vorbereitungen für einen Gesetzentwurf getroffen und klärt noch einzelne Fragen, danach soll das Gesetzgebungsverfahren eingeleitet werden.

Art. 34 Abs. 1 RL 2023/970 verpflichtet die Mitgliedstaaten, bis zum 7. Juni 2026 die erforderlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften in Kraft zu setzen. Eine Richtlinie ist nach Art. 288 Abs. 3 AEUV nur für die Mitgliedstaaten verbindlich, an die sie gerichtet ist; zwischen privaten Arbeitgebern und Beschäftigten entfaltet sie keine unmittelbare Wirkung (keine horizontale Direktwirkung, EuGH, Urteil vom 14.07.1994 — C-91/92 Faccini Dori). Nach Fristablauf kann sie allenfalls gegenüber dem Staat und staatlichen Stellen unmittelbar wirken. Für private Arbeitgeber gelten daher bis zur nationalen Umsetzung EntgTranspG und AGG; richtlinienkonforme Auslegung des bestehenden Rechts bleibt möglich. Praktische Konsequenz: Vorbereitung ja, aber die Pflicht zur Information über das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne vor der Einstellung oder zum Entgeltbericht entsteht nicht automatisch am Stichtag.

Sanktionen: Art. 23 RL 2023/970 verlangt wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen, nennt aber keinen Betrag — die Höhe folgt aus nationalem Recht und steht in Deutschland erst mit dem Umsetzungsgesetz fest. Hinzu kommen Schadensersatzansprüche der diskriminierten Beschäftigten.

Inhaltlich gibt die Richtlinie dem Audit drei Anker: Vergütungsstrukturen, die gleiches Entgelt bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit gewährleisten (Art. 4 Abs. 1); objektive und geschlechtsneutrale Kriterien für Entgeltfestlegung, Entgelthöhe und Entgeltentwicklung, die den Beschäftigten proaktiv bereitzustellen sind (Art. 6 Abs. 1); sowie die Bewertungskriterien für den Wert der Arbeit (Art. 4 Abs. 4, ausformuliert in Schritt 1).

DE/AT — die Richtlinie gilt gleich, das nationale Recht nicht: Die Vorgaben der RL 2023/970 (Art. 4 bis 10) sind in Deutschland und Österreich identisch. Nationales Recht, Rechtsgrundlagen und Zuständigkeiten unterscheiden sich jedoch — wer das Audit für einen österreichischen Standort aufsetzt, arbeitet nicht mit AGG und EntgTranspG.

• Deutschland: Entgeltgleichheitsgebot nach § 7 EntgTranspG, Benachteiligungsverbot für sämtliche Entgeltbestandteile nach § 3 EntgTranspG; individueller Auskunftsanspruch nach §§ 10 bis 12 EntgTranspG (in Betrieben mit i.d.R. mehr als 200 Beschäftigten; das Vergleichsentgelt ist nicht anzugeben, wenn die Vergleichstätigkeit von weniger als sechs Beschäftigten des anderen Geschlechts ausgeübt wird). Diskriminierungsschutz über das AGG (§ 3, § 7, § 22). Anlaufstellen: Antidiskriminierungsstelle des Bundes und die Arbeitsgerichte.
• Österreich: Es gilt das Gleichbehandlungsgesetz (GlBG) — ein EntgTranspG gibt es dort nicht. § 11 GlBG verpflichtet betriebliche Einstufungsregelungen und Normen der kollektiven Rechtsgestaltung bei den Entlohnungskriterien auf den Grundsatz des gleichen Entgelts für gleiche oder gleichwertige Arbeit; § 3 Z 2 GlBG verbietet die Diskriminierung bei der Festsetzung des Entgelts; § 9 GlBG verlangt die geschlechtsneutrale Stellenausschreibung, Verstöße ahndet die Bezirksverwaltungsbehörde nach § 10 GlBG — Arbeitgeber werden beim ersten Verstoß ermahnt und erst bei weiteren Verstößen mit Geldstrafe bis 360 Euro bestraft (§ 10 Abs. 3 GlBG). Zuständig sind Gleichbehandlungsanwaltschaft (GAW) und Gleichbehandlungskommission sowie das Arbeits- und Sozialgericht.

2. Schwellenwerte 100/150/250

Die Größenklassen unterscheiden sich nur im Datum der ersten Berichtspflicht und in der Häufigkeit. Der Katalog der Pflichtangaben nach Art. 9 Abs. 1 lit. a bis g RL 2023/970 ist für alle berichtspflichtigen Arbeitgeber identisch — es gibt keine nach Größe abgestuften Berichtsinhalte:

Pflichtangaben nach Art. 9 Abs. 1: Entgeltgefälle gesamt (lit. a), Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen (lit. b), mittleres (Median-)Entgeltgefälle (lit. c) und dieses auch bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen (lit. d), Anteil der Beschäftigten mit ergänzenden oder variablen Bestandteilen (lit. e), Anteil der Beschäftigten in jedem Entgeltquartil (lit. f) sowie Entgeltgefälle je Beschäftigtengruppe, aufgeschlüsselt nach normalem Grundlohn und variablen Bestandteilen (lit. g).

Der Bericht wird an die zuständige nationale Behörde übermittelt; diese veröffentlicht aggregierte Daten — die Einzeldaten sind nicht öffentlich. Der bisherige deutsche Bericht nach § 21 EntgTranspG deckt das nicht ab: Er trifft nur Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten, die zugleich einen Lagebericht nach §§ 264, 289 HGB erstellen müssen, und schreibt keine Entgeltlücken-Kennzahl vor. Bestehende Berichte sind methodisch zu erweitern.

Die gemeinsame Entgeltbewertung (Joint Pay Assessment) trifft nach Art. 10 Abs. 1 alle Arbeitgeber, die den Berichtspflichten nach Art. 9 unterliegen — nicht nur die ab 250 Beschäftigten. Arbeitgeber mit weniger als 100 Beschäftigten sind nicht berichtspflichtig (Art. 9 Abs. 5), können aber freiwillig berichten; welche Pflichten aus Art. 5 und Art. 7 sie größenunabhängig dennoch treffen, steht in der FAQ.

3. 6-Schritt-Audit

Das Audit läuft in sechs aufeinander aufbauenden Schritten: Erst die Tätigkeitsbewertung, dann die Daten, dann die Rechnung, dann die Erklärung, dann die Korrektur, zuletzt der Bericht. Jeder Schritt hat eine eigene Fundstelle — und die Schritte 4 und 5 entscheiden zusammen mit der 5-%-Schwelle, ob das Joint Pay Assessment ausgelöst wird.

1. Job Evaluation — alle Stellen klassifizieren (Skill, Effort, Responsibility, Working Conditions).
   Warum: Ohne geschlechtsneutrale Tätigkeitsbewertung fehlt die Bezugsgröße für jede spätere Rechnung. Die Richtlinie misst gleiches Entgelt an „gleicher oder gleichwertiger Arbeit"; der Wert der Arbeit wird anhand von Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen bestimmt. Die Kriterien der Entgeltfestlegung müssen objektiv und geschlechtsneutral sein und den Beschäftigten proaktiv bereitgestellt werden.
   Wer: HR/Vergütung, Ergebnis schriftlich dokumentiert (Praxisempfehlung).
   Fundstelle: Art. 4 Abs. 1 und 4 RL 2023/970 Art. 6 Abs. 1 RL 2023/970 § 7 EntgTranspG (DE) § 11 GlBG (AT)
2. Datenextrakt — Lohnsystem-Export pro Stelle, Geschlecht, Berufserfahrung.
   Warum: Der Katalog nach Art. 9 Abs. 1 verlangt Durchschnitt, Median, variable Bestandteile, Quartilsanteile und Werte je Beschäftigtengruppe — diese Kennzahlen entstehen nur aus einem konsistenten Rohdatensatz mit Tätigkeitsgruppe, Geschlecht und getrennten Entgeltbestandteilen. Geschlechtsbezogene Entgeltdaten sind dabei keine besondere Kategorie personenbezogener Daten: Art. 9 Abs. 1 DSGVO zählt die besonderen Kategorien abschließend auf und nennt das Geschlecht nicht. Die Begrenzung folgt stattdessen aus dem Grundsatz der Datenminimierung. Praxisempfehlung: nur Felder extrahieren, die eine Kennzahl des Katalogs tragen, und den Stichtag je Berichtszyklus einmal verbindlich festlegen.
   Wer: Entgeltabrechnung, datenschutzrechtlich begleitet (Praxisempfehlung).
   Fundstelle: Art. 9 Abs. 1 RL 2023/970 Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO Art. 9 Abs. 1 DSGVO
3. Pay-Gap-Berechnung — nicht-bereinigt + bereinigt.
   Warum: Zu berechnen sind zwei Werte: nicht-bereinigt (Median Männer minus Median Frauen über die Gesamtbelegschaft) und bereinigt (nach Tätigkeitsbewertung, Berufserfahrung und Leistung kontrolliert) — beide Werte gehören in die Auswertung; berichtspflichtig nach Art. 9 Abs. 1 sind das durchschnittliche (lit. a) und das mittlere (Median-)Entgeltgefälle (lit. c). Art. 9 Abs. 1 verlangt beide Perspektiven nebeneinander — das durchschnittliche Entgeltgefälle (lit. a) und das mittlere (Median-)Entgeltgefälle (lit. c), das zusätzlich hinzutritt und nicht an die Stelle des Durchschnitts. Beweisrechtlich zählt die Rechnung doppelt: Das BAG hat den Median-Vergleich als Indiz für die Beweislastumkehr anerkannt (Urteil vom 21.01.2021 — 8 AZR 488/19) und 2025 klargestellt, dass bereits der Paarvergleich mit einem einzelnen, höchstbezahlten männlichen Kollegen die Diskriminierungsvermutung nach § 22 AGG / § 7 EntgTranspG auslöst; ein Median-Vergleich ist dafür nicht erforderlich (Urteil vom 23.10.2025 — 8 AZR 300/24).
   Wer: HR/Vergütung, Ergebnis schriftlich dokumentiert (Praxisempfehlung).
   Fundstelle: Art. 9 Abs. 1 lit. a, c, f, g RL 2023/970 § 22 AGG (DE) BAG 8 AZR 300/24
4. Gap-Erklärung — durch objektive Faktoren (Erfahrung, Leistung, Rolle).
   Warum: Gerechtfertigt ist ein Unterschied nur auf Grundlage objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien (Art. 10 Abs. 1 lit. b). Das BAG hat entschieden, dass „besseres Verhandlungsgeschick" keinen Lohnunterschied rechtfertigt (Urteil vom 16.02.2023 — 8 AZR 450/21). Der Beweismaßstab unterscheidet sich nach Rechtsraum: In Deutschland trägt nach § 22 AGG die Gegenseite die Beweislast dafür, dass kein Verstoß vorlag, sobald Indizien bewiesen sind. In Österreich ist der Diskriminierungstatbestand nach § 12 Abs. 12 GlBG glaubhaft zu machen; die beklagte Partei muss dann beweisen, dass bei Abwägung aller Umstände ein anderes Motiv wahrscheinlicher war oder ein Rechtfertigungsgrund vorliegt. Art. 18 RL 2023/970 sieht seinerseits eine Beweislastumkehr vor.
   Wer: HR/Vergütung, Ergebnis schriftlich dokumentiert (Praxisempfehlung).
   Fundstelle: Art. 6 Abs. 1, Art. 10 Abs. 1 lit. b, Art. 18 RL 2023/970 § 22 AGG (DE) § 12 Abs. 12 GlBG (AT)
5. Maßnahmen — bei nicht-erklärbarem Gap: Anpassungs-Plan.
   Warum: Der Anpassungs-Plan ist die letzte Stufe vor der gemeinsamen Entgeltbewertung, nicht deren Nachbereitung — wird der Unterschied im Korrekturfenster beseitigt, entfällt sie (Auslöse-Bedingungen im Detail in Abschnitt 5). In Deutschland kommt hinzu: Der Arbeitgeber muss die erforderlichen, auch vorbeugenden Maßnahmen zum Schutz vor Benachteiligungen treffen (§ 12 Abs. 1 bis 3 AGG), und Beschäftigte dürfen wegen der Inanspruchnahme ihrer Rechte nicht benachteiligt werden (§ 16 Abs. 1 AGG). In Österreich verbietet § 13 GlBG die Benachteiligung als Reaktion auf eine Beschwerde im Unternehmen oder ein Verfahren zur Durchsetzung des Gleichbehandlungsgebotes.
   Wer: Arbeitgeber; erst mit Auslösung der gemeinsamen Entgeltbewertung werden Bewertung und Maßnahmen gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung getragen (Art. 10 Abs. 1 und 4, Abschnitt 5).
   Fundstelle: Art. 10 Abs. 1 lit. a bis c RL 2023/970 § 12, § 16 AGG (DE) § 13 GlBG (AT)
6. Reporting — an Behörde + intern (anonymisiert).
   Warum: Der Bericht adressiert zwei Empfängerkreise — Behörde (Abschnitt 2) und Belegschaft samt Arbeitnehmervertretung (Abschnitt 5). Zweckbindung und Zugangsbeschränkung der Entgeltdaten regelt der Datenschutz-Absatz in Abschnitt 6.
   Wer: Arbeitgeber gegenüber der Behörde; die Ergebnisse der gemeinsamen Entgeltbewertung gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung (Art. 10 Abs. 1, 3 und 4).
   Fundstelle: Art. 9 RL 2023/970 Art. 10 Abs. 3 RL 2023/970

Diese Termine takten den Zyklus; die Berichtstermine selbst stehen in Abschnitt 2. Die Zeilen 1 bis 3 nennen Vorgaben der Richtlinie, die Zeilen 4 und 5 Fristen des jeweiligen nationalen Rechts:

4. Job Evaluation Methoden

Praxisüblich sind vier Wege: die kommerziellen Systeme Hay Job Evaluation, Mercer IPE und Korn Ferry sowie eine selbst gebaute Skala aus vier Kriterien mit je fünf Stufen — für Unternehmen ab 100 Beschäftigten ist die eigene Skala der pragmatische Einstieg, die kommerziellen Systeme sind nach dieser Einschätzung erst ab 500 bis 1.000 Beschäftigten geeignet. Die Methode muss die vier Bewertungskriterien des Art. 4 Abs. 4 RL 2023/970 abbilden — inhaltlich die Entsprechung zu Skill, Effort, Responsibility und Working Conditions aus Schritt 1 — und die Kriterien für Entgeltfestlegung, Entgelthöhe und Entgeltentwicklung objektiv und geschlechtsneutral halten (Art. 6 Abs. 1). In Österreich adressiert § 11 GlBG denselben Punkt auf betrieblicher und kollektivvertraglicher Ebene: Einstufungsregelungen und Normen der kollektiven Rechtsgestaltung dürfen keine Kriterien vorschreiben, die zu Diskriminierung führen.

Die Angaben zu Lizenz, Aufwand und KMU-Eignung sind Markt- und Praxiseinschätzungen mit Stand 02.05.2026. Maßgeblich ist unabhängig von der Methodenwahl, dass die Bewertung die Kriterien des Art. 4 Abs. 4 und des Art. 6 Abs. 1 RL 2023/970 abbildet — in Deutschland flankiert von § 7 EntgTranspG, in Österreich von § 11 GlBG.

Praxisempfehlung für die eigene Skala: je Kriterium (Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen) fünf schriftlich definierte Stufen bei gleicher Gewichtung; Stufendefinitionen vor der ersten Bewertung festschreiben, nicht während der Bewertung nachjustieren; jede Stelle von zwei Personen unabhängig einstufen und Abweichungen mit Begründung dokumentieren. Diese Dokumentation ist später die Grundlage der Rechtfertigung nach Art. 10 Abs. 1 lit. b (Schritt 4).

Tarifgebundene Unternehmen sind nicht ausgenommen. Tarifklauseln zur Einstufung sind gegen Art. 4 Abs. 4 und Art. 6 Abs. 1 RL 2023/970 zu prüfen, nicht ungeprüft zu übernehmen — ob das nationale Umsetzungsrecht tarifgebundene Unternehmen erleichtert, folgt erst aus dem jeweiligen Umsetzungsgesetz.

5. Joint Pay Assessment

Die gemeinsame Entgeltbewertung trifft nur Arbeitgeber, die den Berichtspflichten nach Art. 9 unterliegen (Abschnitt 2). Auslöser nach Art. 10 Abs. 1 RL 2023/970 — die drei Bedingungen müssen kumulativ erfüllt sein:

1. Unterschied bei der durchschnittlichen Entgelthöhe von mindestens 5 % in einer Beschäftigtengruppe (lit. a) — die Schwelle ist bereits bei genau 5 % erreicht, nicht erst darüber
2. Der Arbeitgeber hat diesen Unterschied nicht auf Grundlage objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien gerechtfertigt (lit. b)
3. Der Arbeitgeber hat ihn nicht innerhalb von sechs Monaten ab dem Tag der Entgeltberichterstattung korrigiert (lit. c)

Verfahren:

1. Arbeitgeber + Arbeitnehmervertretung gemeinsam (Art. 10 Abs. 1)
2. Detaillierte Ursachenanalyse pro betroffener Gruppe (Art. 10 Abs. 2 lit. a bis d)
3. Maßnahmen zur Beseitigung nicht gerechtfertigter Entgeltunterschiede (Art. 10 Abs. 2 lit. f), umzusetzen in enger Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmervertretern (Art. 10 Abs. 4)
4. Bereitstellung für Beschäftigte und Arbeitnehmervertreter, Mitteilung an die Überwachungsstelle; auf Ersuchen an Arbeitsaufsichtsbehörde und Gleichbehandlungsstelle (Art. 10 Abs. 3)
5. Bewertung der Wirksamkeit der Maßnahmen bei der nächsten gemeinsamen Entgeltbewertung (Art. 10 Abs. 2 lit. g)

Das Ergebnis ist damit betriebsöffentlich. Praxisempfehlung: Die Ursachenanalyse je betroffener Gruppe schriftlich mit den herangezogenen objektiven Kriterien belegen — dieselbe Dokumentation trägt später die Darlegung im Streitfall (Schritt 4).

6. Pay Equity Dashboard

Das Dashboard führt die Pflichtangaben nach Art. 9 Abs. 1 als laufende Kennzahlen mit; so werden der 5-%-Auslöser (Art. 10 Abs. 1 lit. a) und das Sechs-Monats-Korrekturfenster (lit. c) sichtbar, bevor der Bericht fällig wird. Die laufende Kennzahlenführung ist Praxisempfehlung, die zugrunde liegenden Berichtsangaben sind Pflicht. Empfohlene KPIs:

• Gender Pay Gap nicht-bereinigt — Pflichtangabe Art. 9 Abs. 1 lit. a (Durchschnitt) und lit. c (Median)
• Bonus-Differenz — Pflichtangabe Art. 9 Abs. 1 lit. b und lit. d (ergänzende oder variable Bestandteile insgesamt)
• Pay Gap pro Lohngruppe — Praxis-KPI; die Pflichtangabe nach Art. 9 Abs. 1 lit. g ist das Entgeltgefälle je Beschäftigtengruppe (gleiche oder gleichwertige Tätigkeit)
• Anteil Frauen und Männer in jedem der vier Entgeltquartile — Pflichtangabe Art. 9 Abs. 1 lit. f (nicht nur oberstes und unterstes Quartil)
• Gender Pay Gap bereinigt — Praxis-KPI; im Pflichtkatalog des Art. 9 Abs. 1 lit. a bis g nicht aufgeführt; trägt die Rechtfertigung nach Art. 10 Abs. 1 lit. b
• Beförderungsquote pro Geschlecht — Praxis-KPI; im Pflichtkatalog des Art. 9 Abs. 1 lit. a bis g nicht aufgeführt

Praxisempfehlung: Kennzahlen mindestens einmal je Berichtszyklus fortschreiben und vor jedem Berichtsstichtag gegen den Rohdatenextrakt (Schritt 2) abgleichen — ein Praxis-Rhythmus, keine gesetzliche Frist.

Datenschutz beim Ausspielen: Entgeltdaten dürfen nur zur Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts verwendet werden (Art. 12 Abs. 2 RL 2023/970); würde die Offenlegung unmittelbar oder mittelbar das Entgelt eines bestimmbaren Arbeitnehmers offenlegen, können die Mitgliedstaaten den Zugang auf Arbeitnehmervertreter, Arbeitsaufsichtsbehörde oder Gleichbehandlungsstelle beschränken (Art. 12 Abs. 3). Die Veröffentlichung individualisierbarer Gehaltsdaten ist an Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) zu messen. Praxisempfehlung — keine gesetzliche Schwelle: Berichte mit weniger als vier Personen pro Vergleichsgruppe aggregieren oder unterdrücken, weil sich aus einem nach Geschlecht aufgeschlüsselten Durchschnitt einer sehr kleinen Gruppe das Entgelt einzelner Beschäftigter zurückrechnen lässt. Für die datenschutzrechtliche Aufsicht sind in Deutschland die Landesdatenschutzbehörden zuständig (nicht-öffentlicher Bereich, ergänzend BDSG), in Österreich die Datenschutzbehörde auf Grundlage von DSGVO und DSG.