Interne Meldestelle (§ 12 HinSchG)

Pflicht zur Hinweisgeber-Meldestelle ab 50 Beschäftigten

Was ist Interne Meldestelle (§ 12 HinSchG)?

Die interne Meldestelle muss nach §§ 13-15 HinSchG erfüllen:

• Erreichbarkeit aller drei Kanäle (schriftlich, mündlich, persönlich)
• Anonym eingehende Meldungen sollten bearbeitet werden (§ 16 Abs. 1 Satz 4 HinSchG, Soll-Vorschrift) — eine Pflicht, anonyme Meldekanäle bereitzustellen, besteht ausdrücklich nicht (§ 16 Abs. 1 Satz 5)
• Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen
• Rückmeldung binnen 3 Monaten
• Vertraulichkeit (§ 8) — Identitätsschutz auch konzernintern
• Repressalienverbot (§ 36) für alle Hinweisgeber
• Fachkunde des Meldestellenbeauftragten (§ 15 Abs. 2)

Hinweis: § 22 HinSchG regelt die externe Meldestelle beim Bundeskartellamt (Wettbewerbsrecht/DMA), nicht eine Audit-Pflicht für Unternehmen. Eine jährliche Wirksamkeits-Selbstprüfung der internen Meldestelle ist Best-Practice (KEINE gesetzliche Pflicht), siehe Audit-Pflicht (HinSchG) — Klarstellung.

Rechtslage in Deutschland und Österreich

Die interne Meldestelle beruht in beiden Ländern auf der EU-Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937, ist aber jeweils national umgesetzt — in Deutschland durch das HinSchG, in Österreich durch das HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG). Die Fristen sind weitgehend deckungsgleich, die Paragrafen und Behörden unterscheiden sich.

Deutschland (HinSchG)

• Pflicht zur internen Meldestelle ab in der Regel 50 Beschäftigten (§ 12 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 HinSchG)
• Eingangsbestätigung spätestens nach 7 Tagen (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG)
• Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten (§ 17 Abs. 2 HinSchG)
• Vertraulichkeit (§ 8), Repressalienverbot (§ 36); Geldbuße bis 50.000 Euro (§ 40 HinSchG)

Österreich (HSchG)

• Pflicht zur internen Stelle ab 50 Arbeitnehmern (§ 3 Abs. 1, § 11 Abs. 1 HSchG)
• Verfahren und Unparteilichkeit der internen Stelle (§ 13 HSchG)
• Eingangsbestätigung spätestens nach 7 Kalendertagen (§ 9 Abs. 1 HSchG)
• Rückmeldung spätestens 3 Monate nach Entgegennahme des Hinweises (§ 13 Abs. 9 HSchG)
• Externe Stelle ist das Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK); Verwaltungsstrafe bis 20.000 Euro, im Wiederholungsfall bis 40.000 Euro (§ 24 HSchG)

Praxisbeispiel

Praktisches Setup:

1. Meldestellen-Beauftragter benannt (Bestellungsurkunde)
2. Verfahrensordnung dokumentiert
3. Meldekanäle: Web-Formular (schriftlich/anonym), Telefon-Hotline, E-Mail-Adresse
4. Schulung des MSB nach § 15 Abs. 2 (8 UE typisch)
5. DSFA + VVT-Eintrag für die Verarbeitung
6. Aushang/Intranet-Information für Belegschaft

Siehe auch

• Repressalienverbot