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Untersuchung (HinSchG)

Verfahren nach Eingang einer Meldung

· Kategorie: HinSchG · Compliance-Kit

TL;DR

Untersuchung (Investigation) ist die strukturierte Prüfung des Meldungs-Inhalts — von Triage über Anhörungen bis zur Empfehlung. Frist Rückmeldung: 3 Monate (§ 17 Abs. 2).

Was ist Untersuchung (HinSchG)?

Untersuchungs-Phasen:

  1. Triage: Plausibilität, Zuständigkeit
  2. Untersuchungs-Plan
  3. Beweismittel sichern
  4. Anhörungen (Hinweisgeber, Beschuldigter, Zeugen)
  5. Bewertung
  6. Empfehlung
  7. Dokumentation
  8. Rückmeldung an Hinweisgeber

Rechtslage: Deutschland und Österreich

Der Ablauf des Verfahrens nach Eingang einer Meldung ist in Deutschland und Österreich getrennt geregelt. Die Fristen sind inhaltlich weitgehend gleich (sie beruhen auf derselben EU-Whistleblower-Richtlinie 2019/1937), die Paragrafen und die zuständigen Stellen unterscheiden sich jedoch.

Deutschland (HinSchG)

  • Eingangsbestätigung: Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang spätestens nach sieben Tagen (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG).
  • Folgemaßnahmen: Die interne Meldestelle prüft die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreift angemessene Folgemaßnahmen wie interne Untersuchungen oder die Abgabe an eine zuständige Stelle (§ 18 HinSchG).
  • Rückmeldung: Innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen und deren Gründe (§ 17 Abs. 2 HinSchG).
  • Externe Meldestelle: Das Bundesamt für Justiz bestätigt den Eingang binnen sieben Tagen und gibt spätestens nach drei Monaten, in umfangreichen Fällen nach sechs Monaten, eine Rückmeldung (§ 28 Abs. 1 und Abs. 4 HinSchG).

Österreich (HinweisgeberInnenschutzgesetz – HSchG)

  • Eingangsbestätigung: Die interne Stelle bestätigt den Eingang schriftlicher Hinweise unverzüglich, spätestens jedoch nach sieben Kalendertagen (§ 9 Abs. 1 HSchG).
  • Folgemaßnahmen: Die interne Stelle prüft den Hinweis und ergreift geeignete Folgemaßnahmen (§ 13 HSchG).
  • Rückmeldung: Spätestens drei Monate nach Entgegennahme des Hinweises gibt die interne Stelle bekannt, welche Folgemaßnahmen sie ergriffen hat oder zu ergreifen beabsichtigt oder aus welchen Gründen sie den Hinweis nicht weiterverfolgt (§ 13 Abs. 9 HSchG).
  • Externe Stelle: Zuständig ist das Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK); es meldet der hinweisgebenden Person spätestens nach drei Monaten, in hinreichend begründeten Fällen nach sechs Monaten, seine Ergebnisse und Folgemaßnahmen zurück (§ 17 Abs. 6 HSchG).

Praxisbeispiel

Meldung 'Korruption Einkaufsabteilung': 4-Wochen-Untersuchung mit externem Untersuchungs-Beauftragten. Ergebnis: Empfehlung Disziplinarverfahren + Vertragsbeendigung.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange?
Eine feste Dauer für die Untersuchung schreibt das HinSchG nicht vor. Maßgeblich ist die Rückmeldefrist: Innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung teilt die interne Meldestelle geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen und deren Gründe mit (§ 17 Abs. 2 HinSchG) — die Rückmeldung kann sich also auch auf erst geplante Maßnahmen beziehen.
Wer untersucht?
Meldestellenbeauftragter, externer Anwalt, oder Compliance-Officer mit Unabhängigkeit.

Siehe auch

Praxis-Hinweis: Dieser Artikel ist praxisorientierte Compliance-Dokumentation, keine Rechtsberatung. Wir sind Compliance-Spezialist, keine Anwaltskanzlei. Für rechtsverbindliche Auskünfte konsultieren Sie eine zugelassene Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.