ChatGPT im Unternehmen: AUP-Mustertext + 8 Verbots-Klauseln

Hauptartikel: KI-Inventar in 8 Schritten — der vollständige Pillar-Artikel zum Thema.

Quellenstand: Die Rechtsaussagen dieses Artikels beruhen auf einer Quellenprüfung vom 02.05.2026, ergänzt um den Rechtsstand vom 17.08.2026: Der Digital-Omnibus für die KI-VO ist als Verordnung (EU) 2026/1744 in Kraft seit 27. Juli 2026. Angaben zu Produktfunktionen einzelner Werkzeuge stammen aus der Erstfassung vom 26. April 2026 und wurden nicht neu erhoben. Aussagen ohne Fundstelle sind Praxisempfehlungen dieses Artikels und keine Rechtsaussagen; sie sind im Text mit (Praxisempfehlung) gekennzeichnet. Die Erstfassung nennt in ihrer Kurzfassung zusätzlich „Codeausführung" und „Output-Verifikation": Beide gehen in Klausel 3 auf — die Ausführung von KI-erzeugtem Code allerdings als Praxisempfehlung, weil der geprüfte Quellenbestand dazu keine Fundstelle enthält.

Was der AUP-Mustertext abdecken muss

Eine Acceptable Use Policy für generative KI regelt drei Dinge: welche Werkzeuge und Konten zugelassen sind, was mit ihnen nicht getan werden darf, und wie beides nachgewiesen wird. Die folgende Gliederung ist ein Vorschlag (Praxisempfehlung).

1. Geltungsbereich: welche Personen, welche Werkzeuge. Die Erstfassung dieses Artikels nennt als Werkzeugkreis GPAI-Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude und Gemini.
2. Zugelassene Konten und Freischaltung: wer freischaltet, welche Voraussetzung vorher erfüllt sein muss (Klausel 6 und 8).
3. Die acht Klauseln mit je einer Regel, einer Begründung und einem Beispielsatz.
4. Zuständigkeiten: je System eine benannte Stelle für Aufsicht und Eskalation. Dieses Feld führt das KI-System-Inventar ohnehin — neben Name und Anbieter, Use Case, Rolle (Anbieter/Betreiber/beides), Risikoklasse und verarbeiteten Datenarten.
5. Meldeweg: ein Kanal für AUP-Verstöße und für den Verdacht auf eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Der zweite muss die Frist des Art. 33 Abs. 1 DSGVO tragen können.
6. Nachweise: Schulungs- und Quiz-Nachweis vor der Freischaltung (Inhalt und Aufbewahrung siehe Klausel 8).
7. Inkrafttreten, Fassung und Review: Datum und Versionsstand am Dokument, damit später belegbar ist, welche Fassung wann galt.

Im 12-Monats-Aktionsplan der EU-AI-Act-Compliance-Roadmap steht die Acceptable Use Policy in Monat 3 — nach KI-System-Inventar, Art.-5-Screening und AI-Literacy-Schulung in Monat 1 bis 2. Diese Reihenfolge hat einen praktischen Grund: Ohne Inventar wissen Sie nicht, für welche Systeme die Policy gilt.

Rahmenbausteine des Mustertexts

Die acht Klauseln sind der inhaltliche Kern, die Gliederungspunkte 1, 2, 4, 5 und 7 der Rahmen, an dem Geltung und Nachweisbarkeit hängen. Die folgenden Bausteine sind Formulierungsvorschläge in derselben Machart wie die Klauseltexte (Praxisempfehlung) — Formulierung, keine Rechtsbehauptung.

Geltungsbereich (Gliederungspunkt 1): „Diese Policy gilt für alle Beschäftigten des Unternehmens einschließlich befristet Beschäftigter sowie für externe Personen, die in unserem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Sie gilt für die unter Ziffer 2 gelisteten Werkzeuge; weitere Werkzeuge werden ausschließlich über das KI-System-Inventar aufgenommen."

Freischaltung (Gliederungspunkt 2): „Ein Zugang wird erst freigeschaltet, wenn der Schulungs- und Quiz-Nachweis nach Klausel 8 vorliegt und der Zugang über ein vom Unternehmen bereitgestelltes Konto nach Klausel 6 erfolgt. Freischaltende Stelle ist die im KI-System-Inventar für das jeweilige System benannte Stelle."

Zuständigkeit und Eskalation (Gliederungspunkt 4): „Für jedes freigegebene System benennt das KI-System-Inventar eine Stelle für Aufsicht und Eskalation. Auslegungsfragen zu dieser Policy — insbesondere Ausnahme-Freigaben nach Klausel 2 — entscheidet diese Stelle; ist sie selbst betroffen, entscheidet die Geschäftsleitung."

Meldeweg (Gliederungspunkt 5): „Verstöße gegen diese Policy melden Sie an [Stelle/Postfach]. Besteht der Verdacht auf eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, melden Sie zusätzlich und sofort an [Datenschutzbeauftragte oder Verantwortlicher] — ohne eigene Vorprüfung, weil die Frist des Art. 33 Abs. 1 DSGVO ab Bekanntwerden beim Verantwortlichen läuft."

Folgen bei Verstoß: „Verstöße werden dokumentiert und mit der beschäftigten Person besprochen; die arbeitsrechtliche Bewertung obliegt der Personalabteilung." Die Ausgestaltung dieses Bausteins stimmen Sie mit Ihrer Rechtsberatung und — in Deutschland — im Rahmen der betrieblichen Beteiligung ab (Abschnitt „Einführung im Betrieb").

Inkrafttreten, Fassung und Review (Gliederungspunkt 7): „Diese Policy tritt in der Fassung [Nummer] vom [TT.MM.JJJJ] am [Datum] in Kraft und ersetzt alle vorherigen Fassungen. Sie wird jährlich überprüft und bei wesentlichen Änderungen der Werkzeugliste oder der Rechtslage vorab angepasst."

Die acht Klauseln und ihre rechtlichen Anker

Die acht Klauseln hängen an vier Normkomplexen: Art. 4 und Art. 3 Nr. 56 KI-VO (KI-Kompetenz), Art. 5 und Art. 50 KI-VO (Verbote und Transparenz), Anhang III in Verbindung mit Art. 6 KI-VO (Hochrisiko) sowie Art. 6, 9 und 28 DSGVO (Datenseite). Sechs der acht Klauseln sind Verbote, zwei — externe Transparenz (Klausel 5) und Schulungsnachweis (Klausel 8) — sind Handlungspflichten. Für den Schutz von Geschäftsgeheimnissen liegt dem geprüften Quellenbestand keine eigene Fundstelle zugrunde; die Klauseltexte und Formulierungsbeispiele weiter unten sind Formulierungsvorschläge (Praxisempfehlung).

1. Verbot personenbezogener Daten

Keine echten Namen, Adressen, Geburtsdaten, Krankheitsdaten in Prompts. Pseudonymisieren oder generische Beispiele.

Der Grund ist die Erlaubnislogik der DSGVO: Soweit mit der Eingabe personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist die Verarbeitung nur rechtmäßig, wenn mindestens einer der sechs Erlaubnistatbestände des Art. 6 Abs. 1 DSGVO erfüllt ist. Für Krankheitsdaten gilt eine schärfere Stufe: Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien, deren Verarbeitung Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich untersagt — mit engen Ausnahmen nach Absatz 2, etwa der ausdrücklichen Einwilligung. Verarbeitet der Werkzeuganbieter Daten in Ihrem Auftrag, greifen zusätzlich die Auftragsverarbeitungs-Anforderungen des Art. 28 DSGVO — ausgeführt in Klausel 6. Und bevor Sie eine neue Verarbeitung freischalten, prüfen Sie Art. 35 Abs. 1 DSGVO: Bei voraussichtlich hohem Risiko — insbesondere bei Verwendung neuer Technologien — ist vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen; ihr Ort im Ablauf steht im Abschnitt „Einführung im Betrieb".

Formulierungsvorschlag: „In Prompts, Datei-Uploads und Custom Instructions dürfen keine personenbezogenen Daten realer Personen eingegeben werden. Ersetzen Sie Namen, Kontaktdaten und Fallbezüge durch Platzhalter. Daten nach Art. 9 DSGVO — insbesondere Gesundheitsdaten — sind ausnahmslos ausgeschlossen."

2. Verbot Geschäftsgeheimnisse

Keine Patente, Strategien, Verträge, Finanzdaten in Prompts.

Diese Klausel steht rechtlich anders da als die übrigen sieben: Der geprüfte Quellenbestand dieses Artikels enthält keine Fundstelle zum Geheimnisschutz-Gesetz und keine zum Berufsrecht von Anwältinnen, Ärzten oder Steuerberatern — beide nennt die Erstfassung dieses Artikels als Schnittstelle, hinterlegt sind sie hier nicht. Belastbar ist nur der Überschneidungsbereich: Verträge und Personalunterlagen enthalten regelmäßig personenbezogene Daten, womit Klausel 1 mitgreift.

Damit die Klausel anwendbar wird, braucht sie vier Festlegungen (Praxisempfehlung). Erstens die Kategorien, die im Unternehmen als vertraulich gelten: Verträge und Vertragsentwürfe, Preis- und Kostenkalkulationen, Quellcode und Systemarchitektur, M&A- und Strategieunterlagen, Personalunterlagen. Zweitens die Ersatzhandlung: Der Sachverhalt wird abstrahiert, statt das Original einzufügen. Faustregel dafür: Firmen-, Produkt- und Projektnamen, konkrete Beträge, Mengen und Vertragsdaten bleiben draußen, im Prompt steht nur die Struktur der Frage — statt der Preisliste eines Rahmenvertrags also die Frage, wie sich eine Staffelpreis-Klausel mit drei Abnahmemengen aufbauen lässt. Drittens der Freigabeweg für Ausnahmefälle — zuständig ist die Stelle aus dem Rahmenbaustein „Zuständigkeit und Eskalation". Und viertens die Prüffrage vor jeder Eingabe: Enthält das Dokument personenbezogene Daten? Dann greift zusätzlich Klausel 1.

Für Einrichtungen im Anwendungsbereich von NIS2 kommt eine zweite Ebene hinzu. Fällt Ihre Einrichtung darunter, ordnen Sie Klausel 6 — nur unternehmenseigene Konten — (Praxisempfehlung) der nach § 30 Abs. 1 BSIG 2025 zu dokumentierenden Umsetzung zu (Österreich: Selbstdeklaration nach § 33 Abs. 1 NISG 2026), weil Zugriffskontrolle, Kryptografie und Multi-Faktor-Authentifizierung dort zum gesetzlichen Mindestkatalog der Risikomanagementmaßnahmen gehören (§ 30 Abs. 2 BSIG 2025 in Deutschland, § 32 Abs. 4 NISG 2026 in Österreich). Ob Ihre Einrichtung betroffen ist, hängt an der Einrichtungsart: In Deutschland gilt als besonders wichtige Einrichtung ein sonstiges Unternehmen einer in Anlage 1 bestimmten Art, das mindestens 250 Mitarbeiter beschäftigt oder einen Jahresumsatz von über 50 Mio. EUR und zudem eine Jahresbilanzsumme von über 43 Mio. EUR aufweist; als wichtige Einrichtung ein Unternehmen einer in Anlage 1 oder 2 bestimmten Art mit mindestens 50 Mitarbeitern oder einem Jahresumsatz und einer Jahresbilanzsumme von jeweils über 10 Mio. EUR, soweit es nicht bereits besonders wichtige Einrichtung ist (§ 28 Abs. 1 und 2 BSIG 2025). Österreich arbeitet mit denselben Schwellenwerten, aber mit anderen Begriffen: großes Unternehmen (§ 25 Abs. 2 NISG 2026) und mittleres Unternehmen (§ 25 Abs. 3 NISG 2026). Ein großes Unternehmen einer Anlage-1-Art gilt danach als wesentliche Einrichtung; Einrichtungen einer Anlage-1- oder Anlage-2-Art, die ein großes oder mittleres Unternehmen betreiben, gelten als wichtige Einrichtungen, sofern sie nicht bereits wesentliche Einrichtung sind (§ 24 Abs. 1 und 2 NISG 2026).

Formulierungsvorschlag: „Vertrauliche Unternehmensinhalte — Verträge, Kalkulationen, Quellcode, Strategie- und Personalunterlagen — werden nicht in Prompts, Datei-Uploads oder Custom Instructions eingegeben. Wird der Sachverhalt zur Bearbeitung benötigt, wird er abstrahiert; die Freigabe eines Ausnahmefalls erteilt ausschließlich die im Inventar benannte zuständige Stelle."

3. Verbot ungeprüfter Übernahme

KI-Output IMMER prüfen. Bei Fakten + Zitaten: zusätzliche Verifikation.

Der Anker ist Art. 4 KI-VO in der seit 27. Juli 2026 geltenden Fassung (Verordnung (EU) 2026/1744): Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer in ihrem Auftrag mit dem Betrieb befasster Personen zu unterstützen; ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz wird dabei nicht geschuldet. Der Begriff ist in Art. 3 Nr. 56 KI-VO legaldefiniert als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die es ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden bewusst zu werden — Output-Qualitätskontrolle ist damit Schulungsinhalt und Arbeitsanweisung zugleich.

Bei Texten zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse hat die Prüfung zusätzlich eine Transparenzwirkung: Wer die Ausnahme des Art. 50 Abs. 4 KI-VO in Anspruch nimmt — Rollenzuordnung in Klausel 5, Voraussetzungen im FAQ „Müssen wir jeden KI-generierten Text kennzeichnen?" —, braucht eine benannte verantwortliche Person, nicht nur einen flüchtigen Blick auf den Text.

Anwendbar wird die Regel über eine dreistufige Prüftiefe (Praxisempfehlung). Stufe 1, rein interner Entwurf: Plausibilitätsprüfung durch die bearbeitende Person. Stufe 2, für Externe bestimmter Inhalt: Vier-Augen-Prüfung, die prüfende Person wird im Dokument vermerkt. Stufe 3, entscheidungsrelevante Zahlen, Zitate, Fundstellen und Rechtsaussagen: Abgleich gegen die Primärquelle, die geprüfte Quelle wird im Dokument hinterlegt. Die Benennung der redaktionell verantwortlichen Person nach Art. 50 Abs. 4 halten Sie dort fest, wo der Inhalt liegt — in den Dokumenteneigenschaften, in einem CMS-Feld oder im Freigabevermerk; ohne diesen Ort ist die Ausnahme im Streitfall nicht belegbar.

KI-erzeugter Code (Praxisempfehlung): Zur Ausführung von KI-erzeugtem Code enthält der geprüfte Quellenbestand keine Fundstelle; praktisch behandeln Sie ihn wie jeden anderen ungeprüften Output. Vor der Übernahme prüft ihn eine zweite Person; in Produktiv- und Kundenumgebungen wird er nicht ohne Freigabe der im KI-System-Inventar benannten Stelle ausgeführt; übernommene Abhängigkeiten und deren Lizenzen werden vor dem Einsatz gesichtet. Die Prüftiefe entspricht Stufe 2, bei ausgeliefertem oder entscheidungsrelevantem Code Stufe 3.

Formulierungsvorschlag: „KI-Output ist ein Entwurf, kein Ergebnis. Vor jeder internen oder externen Verwendung prüfen Sie Inhalt, Zahlen und Quellenangaben eigenständig. Zitate und Fundstellen werden gegen die Primärquelle verifiziert; die geprüfte Quelle wird im Dokument festgehalten."

4. Verbot KI für Hochrisiko-Entscheidungen

Keine HR/Kredit/Versicherungs-Auto-Entscheidungen ohne menschliche Prüfung.

Diese drei Felder fallen in zwei der acht Hochrisiko-Bereiche des Anhangs III: Nr. 4 erfasst Beschäftigung und Personalmanagement, Nr. 5 wesentliche private und öffentliche Dienste, darunter Kreditwürdigkeitsbewertung (lit. b) und Lebens-/Krankenversicherungs-Scoring (lit. c). Die Ausnahme des Art. 6 Abs. 3 KI-VO ist eng auszulegen: Sie greift nur, wenn das System ausschließlich eine eng begrenzte vorbereitende Aufgabe ausführt (etwa Sortierung), eine begrenzte Aufgabe innerhalb des Use Case erfüllt oder eine spezifische Tätigkeit ausführt, die menschliches Handeln unterstützt, ohne es zu ersetzen. Erzeugt das System Empfehlungen oder Bewertungen, die menschliche Entscheidungen wesentlich beeinflussen können, bleibt es Hochrisiko; führt es ein Profiling natürlicher Personen durch, ist die Ausnahme ohnehin ausgeschlossen. Die Abgrenzungsfälle aus dem HR-Bereich stehen im FAQ „Dürfen wir ChatGPT im Recruiting einsetzen?".

Für Anhang-III-Systeme gelten die Pflichten der Kapitel III Abschnitte 1–3 ab dem 02.12.2027 (Art. 113 Abs. 3 lit. c Ziff. i KI-VO i. d. F. der Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026; Einzelheiten im Abschnitt „Ab wann welche Pflicht gilt"). Unabhängig von der KI-VO greift im Recruiting die Diskriminierungshaftung: Beweislast in Deutschland, Glaubhaftmachung in Österreich — Fundstellen im Abschnitt „Deutschland und Österreich".

Formulierungsvorschlag: „Entscheidungen über Einstellung, Beförderung, Kündigung, Kreditvergabe oder Versicherungsschutz werden nicht auf einen KI-Vorschlag gestützt, ohne dass eine benannte Person den Sachverhalt eigenständig geprüft und die Entscheidung dokumentiert hat."

5. Pflicht zur Transparenz extern

KI-generierte Inhalte für Kunden klar kennzeichnen (Art. 50).

Art. 50 KI-VO verteilt vier Pflichten auf zwei Rollen. Den Anbieter treffen Absatz 1 — ein zur direkten Interaktion mit natürlichen Personen bestimmtes KI-System muss diese darüber informieren, dass sie mit einem KI-System interagieren — und Absatz 2, die maschinenlesbare Kennzeichnung synthetischer Audio-, Bild-, Video- und Textinhalte als künstlich erzeugt oder manipuliert. Den Betreiber treffen Absatz 3 (Information der betroffenen Personen bei Emotionserkennung und biometrischer Kategorisierung) und Absatz 4 (Offenlegung bei Deepfakes: dass die Inhalte künstlich erzeugt oder manipuliert wurden). Für Ihre AUP heißt das: Wer im Marketing KI-Bilder erzeugt oder einen Chatbot betreibt, muss wissen, in welcher Rolle er das tut — Anbieter nach Art. 3 Nr. 3 oder Betreiber nach Art. 3 Nr. 4.

Die Pflicht greift seit dem 02.08.2026 (Art. 113 KI-VO). Der Bußgeldrahmen liegt bei bis zu 15 Mio. EUR oder 3 % (Art. 99 Abs. 4 KI-VO) — die vollständige Staffel steht im FAQ „Was kostet ein Verstoß?". Als Trägerformat der maschinenlesbaren Kennzeichnung dominierte nach dem geprüften Quellenstand (04/2026) der offene Standard C2PA Content Credentials; die praktische Konsequenz ist eine Frage an den Werkzeuganbieter: Werden Content Credentials überhaupt gesetzt, und bleiben sie beim Export erhalten? Die Rollenfrage lösen Sie mit einer Prüffrage: Erzeugen Sie den Inhalt mit einem eingekauften Werkzeug, handeln Sie als Betreiber — dann kommen die Betreiberpflichten aus Absatz 3 und 4 in Betracht, soweit deren Voraussetzungen vorliegen; stellen Sie ein eigenes System bereit oder bringen es unter eigenem Namen in Verkehr, greifen die Anbieterpflichten aus Absatz 1 und 2.

Formulierungsvorschlag: „Für Kunden bestimmte Inhalte, die mit KI erzeugt oder wesentlich verändert wurden, werden gekennzeichnet. Chatbots weisen zu Beginn des Dialogs auf den KI-Charakter hin; KI-erzeugte Bild-, Audio- und Videoinhalte tragen die Kennzeichnung im Beleg. Vor Veröffentlichung wird festgehalten, ob das Unternehmen im Einzelfall als Anbieter oder als Betreiber handelt."

6. Nur unternehmenseigene Konten

Persönliche ChatGPT-Konten verboten — nur Enterprise-Tenant mit Datenboundary, also ein vom Unternehmen bereitgestellter Mandant. (Produktangabe im Stand der Erstfassung vom 26. April 2026; nicht neu erhoben.)

Der belastbare Grund ist ein vertraglicher: Nach Art. 28 Abs. 1 und 3 DSGVO dürfen Sie nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien bieten, und die Zusammenarbeit ist durch einen Vertrag mit gesetzlich vorgegebenem Mindestinhalt zu regeln — Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten, Kategorien betroffener Personen. Nachweisen lässt sich das nur für die Zugänge, die dieser Vertrag abdeckt. Dieselbe Logik trägt die Betroffenenrechte: Art. 12 Abs. 3 DSGVO verlangt eine Reaktion unverzüglich, in jedem Fall binnen eines Monats — das setzt voraus, dass Sie wissen, in welchem System die Daten liegen.

Setzen Sie ein Hochrisiko-System als Betreiber ein, kommt eine Aufbewahrungspflicht hinzu: Logs sind nach Art. 26 Abs. 6 KI-VO mindestens sechs Monate aufzubewahren. Halten Sie deshalb je System fest, wo diese Logs liegen und wie sie beim Wechsel des Tenants oder des Anbieters gesichert werden (Praxisempfehlung) — endet der Vertrag, endet sonst auch der Zugriff auf den Nachweis.

Formulierungsvorschlag: „Dienstliche Inhalte werden ausschließlich über die vom Unternehmen bereitgestellten Konten verarbeitet. Die Nutzung privater Konten für dienstliche Zwecke ist untersagt, auch für Tests und Einzelfälle."

7. Verbot manipulierender Nutzung

Keine Deepfakes, keine manipulierten Quellen, keine Phishing-Vorlagen.

Hier grenzt die AUP an die schärfste Stufe der KI-VO. Art. 5 Abs. 1 KI-VO verbietet unter anderem KI-Systeme mit Techniken der unterschwelligen Beeinflussung oder absichtlich manipulativen beziehungsweise täuschenden Techniken zur wesentlichen Verhaltensänderung mit erheblichem Schaden (lit. a) und die Ausnutzung von Vulnerabilitäten aufgrund von Alter, Behinderung oder sozialer und wirtschaftlicher Lage (lit. b). Für Arbeitgeber besonders relevant: Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen ist nach lit. f untersagt, biometrische Kategorisierung zur Ableitung sensibler Merkmale nach lit. g. Diese Verbote gelten seit dem 02.02.2025, der Rahmen liegt bei bis zu 35 Mio. EUR oder 7 % (Art. 99 Abs. 3 KI-VO) — die vollständige Staffel steht im FAQ „Was kostet ein Verstoß?".

Unterhalb der Verbotsschwelle bleibt die Offenlegungspflicht für Deepfakes nach Art. 50 Abs. 4 KI-VO (Rollenzuordnung in Klausel 5); bei künstlerischer, satirischer oder fiktionaler Verwendung darf sie diskret ausfallen, weglassbar ist sie nicht.

Formulierungsvorschlag: „Es werden keine Inhalte erzeugt, die Personen täuschen oder in ihrem Verhalten manipulieren sollen — insbesondere keine Deepfakes ohne Offenlegung, keine gefälschten Quellen, keine Phishing- oder Social-Engineering-Vorlagen. Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist untersagt."

8. Pflicht Schulung + Quiz

Vor Nutzung: Modul 4-6 des AI-Literacy-Curriculums + 70%-Quiz.

Die Pflicht folgt aus Art. 4 KI-VO, gilt seit dem 02.02.2025 für Anbieter und Betreiber und hat seit dem 27. Juli 2026 einen neuen Wortlaut (Verordnung (EU) 2026/1744): Geschuldet sind Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen, kein geschuldetes Kompetenzniveau. Die drei genannten Module decken genau den AUP-Stoff ab: Modul 4 „KI im Alltag" (AUP, Datenschutz, Vertraulichkeit, Verifikation), Modul 5 „Hochrisiko-KI" (Anhang III, FRIA, Konformitätsbewertung) und Modul 6 „Transparenz Art. 50" (Chatbot-Hinweise, Deepfake-Markierung, Watermarking). Das Wissens-Quiz des Curriculums umfasst 25 Fragen mit einer Bestehensgrenze von mindestens 70 %; ein Re-Test erfolgt bei Nichtbestehen und nach zwölf Monaten — Vorgaben des Curriculums, keine gesetzlichen Werte.

Der Nachweis gehört zur Pflicht dazu und enthält Mitarbeitername und Position, Schulungsdatum, Modul-Abschlüsse mit Zeitstempel, Quiz-Ergebnis, Zertifikats-ID und Auffrischungstermin. Die Aufbewahrungsdauer — solange die Person im Unternehmen ist, plus drei Jahre nach dem Austritt — ist eine Praxisvorgabe des Curriculums, keine gesetzliche Frist. Ein Hinweis zur Sanktion, weil er oft falsch zitiert wird: Art. 4 ist im Bußgeldkatalog des Art. 99 Abs. 4 nicht eigens aufgeführt — die Ahndung von Verstößen gegen die KI-Kompetenz-Pflicht richtet sich nach mitgliedstaatlichem Recht (Art. 99 Abs. 1 KI-VO).

Formulierungsvorschlag: „Der Zugang zu den freigegebenen KI-Werkzeugen wird erst nach Abschluss der Module 4 bis 6 und bestandenem Quiz (mindestens 70 %) freigeschaltet. Der Nachweis wird zur Personalakte genommen; die Auffrischung erfolgt nach zwölf Monaten."

Einführung im Betrieb: Beteiligung und Nachweis

Bei der Einführung einer AUP ist in Deutschland die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 BetrVG zu beachten — diese Angabe stammt aus der Erstfassung dieses Artikels und ist im geprüften Quellenbestand nicht mit einer Fundstelle hinterlegt; eine österreichische Entsprechung wird hier nicht behandelt. Planen Sie die Beteiligung deshalb früh ein und stimmen Sie sie mit der Rechtsberatung Ihres Hauses ab.

Die Einführungs-Sequenz (Praxisempfehlung): KI-System-Inventar steht — Prüfung nach Art. 35 Abs. 1 DSGVO durch die im Inventar benannte Stelle beziehungsweise die oder den Datenschutzbeauftragten — AUP-Entwurf mit Versionsstand — Vorlage an das Gremium — Schulung Modul 4 bis 6 und Quiz — Freischaltung — Review nach zwölf Monaten. Der Ort im Gesamtplan steht im ersten Abschnitt (Monat 3).

Für den Ablauf der Gremiumsbefassung (Praxisempfehlung): Das Gremium erhält fünf Unterlagen — den AUP-Entwurf mit Versionsstand, die Liste der freigegebenen Werkzeuge und Konten, eine Beschreibung dessen, was die Audit-Log-Auswertung erfasst und was nicht, das Schulungs- und Quiz-Konzept sowie den Meldeweg. Vorgelegt wird vor der ersten Freischaltung, nicht nach dem Rollout, und zwar durch die Stelle, die im KI-System-Inventar die Aufsicht über die betroffenen Systeme führt. Der Nachweis für die Akte besteht aus drei Dokumenten: unterzeichnete AUP mit Fassungsdatum, Schulungs- und Quiz-Nachweis je Person, Protokoll der Gremiumsbefassung.

Verknüpfen Sie die AUP-Fassung mit dem Schulungsnachweis (Praxisempfehlung), damit später belegbar ist, welche Fassung eine Person unterzeichnet hat, und sehen Sie eine Auffrischung bei Onboarding sowie einen jährlichen Review vor.

Ab wann welche Pflicht gilt

Die Pflichten der KI-VO greifen gestaffelt nach Art. 113 — Rechtsstand 17.08.2026: KI-Kompetenz und Verbote seit 02.02.2025, GPAI-Anbieterpflichten seit 02.08.2025, Transparenz seit 02.08.2026; für Anhang-III-Hochrisikosysteme gelten die Kapitel III Abschnitte 1–3 — darunter die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 — ab 02.12.2027, für regulierte Produkte nach Anhang I ab 02.08.2028 (Art. 113 Abs. 3 lit. c KI-VO i. d. F. der Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026). Die Spalte „Anwendungsbeginn" nennt ausschließlich gesetzliche Anwendungsbeginne; die Verschiebungen durch die Verordnung (EU) 2026/1744 sind geltendes Recht und dort berücksichtigt. Die drei Zeilen ohne Klausel-Angabe (GPAI-Anbieterpflichten, FRIA, regulierte Produkte nach Anhang I) sind zur Einordnung mitgeführt.

Deutschland und Österreich

Für die KI-VO müssen Sie die AUP nicht doppelt schreiben: Die Verordnung gilt in Deutschland und Österreich unmittelbar und wortgleich — Art. 4, Art. 5, Art. 50, Anhang III und die Fristen des Art. 113 sind identisch. National geregelt sind nur die Behördenstruktur (Art. 70 Abs. 1 und 2 KI-VO: mindestens eine notifizierende und eine Marktüberwachungsbehörde, davon eine als zentrale Anlaufstelle) und das Sanktionsregime im Rahmen von Art. 99 Abs. 1. In Deutschland ist seit dem 29. Juli 2026 die Bundesnetzagentur Marktüberwachungsbehörde (§ 2 Abs. 1 KI-MIG), soweit nicht sektorale Behörden zuständig sind; Österreich hat bis zum Stand dieses Artikels (17.08.2026) keine Behörde nach Art. 70 KI-VO benannt — die KI-Servicestelle der RTR ist eine Informations- und Beratungsstelle ohne Aufsichtsbefugnis.

Getrennt zu denken ist das flankierende Recht. Im Recruiting-Fall (Klausel 4) läuft die Diskriminierungshaftung in Deutschland über das AGG, in Österreich über das GlBG; an die Stelle von § 22 AGG tritt die Glaubhaftmachung nach § 12 Abs. 12 beziehungsweise § 26 Abs. 12 GlBG, an die Stelle des § 15 AGG der Ersatzanspruch samt Mindestbeträgen nach § 12 GlBG beziehungsweise § 26 GlBG. Auch die Datenschutzaufsicht unterscheidet sich: In Deutschland überwachen die nach Landesrecht zuständigen Behörden die nichtöffentlichen Stellen (§ 40 Abs. 1 BDSG) und die oder der BfDI die öffentlichen Stellen des Bundes (§ 9 Abs. 1 BDSG), in Österreich ist es die Datenschutzbehörde (§ 18 Abs. 1 DSG).