KI-Inventar im HR-Bereich: 6 typische Tools

Hauptartikel: KI-Inventar in 8 Schritten — wie Sie KI-Systeme erfassen, einstufen und die Anbieter- oder Betreiberrolle zuordnen.

Die sechs Profile ordnen je ein typisches HR-KI-Tool ein: Risikoklasse nach der KI-VO, die daraus folgenden Pflichten mit Fundstelle und die Abgrenzung zum Nachbarfall. Maßgeblich ist die Funktion des Systems (Art. 6 Abs. 2 und 3 KI-VO), nicht der Produktname — dasselbe Produkt kann je nach Konfiguration hochriskant oder begrenzt sein. Die genannten Produktbeispiele geben den Stand vom 2. Mai 2026 wieder. Der allgemeine Geltungsbeginn der KI-VO nach Art. 113 (2. August 2026) ist eingetreten.

1. KI-Recruiting (Talent-Scout, HireVue)

KI-Systeme, die Bewerbungen bewerten, ranken oder vorauswählen, sind Hochrisiko-KI: Anhang III Nr. 4 der KI-VO erfasst den Bereich Beschäftigung, Personalmanagement und Zugang zur Selbstständigkeit. Risiko: HOCH (Anhang III, 4). Pflichten: Betreiberpflichten nach Art. 26 KI-VO, für Anhang-III-Systeme ab 02.12.2027 (Verordnung (EU) 2026/1744) — Verwendung entsprechend Betriebsanleitung (Abs. 1), menschliche Aufsicht durch kompetente Personen (Abs. 2), Protokollaufbewahrung mindestens 6 Monate (Abs. 6), Information der Arbeitnehmervertreter und betroffenen Beschäftigten vor Inbetriebnahme (Abs. 7), Information der betroffenen Personen, z. B. Bewerber (Abs. 11) — plus, als Praxisempfehlung, Bias-Test und Algorithmus-Audit-Doku; welche sieben Komponenten wir für die Bias-Bewertung empfehlen, steht in der FAQ „Was muss eine HR-KI-Bias-Bewertung mindestens enthalten?". Eine Grundrechte-Folgenabschätzung (FRIA, Art. 27) ist hier nicht vorgeschrieben: Art. 27 Abs. 1 verpflichtet nur Einrichtungen des öffentlichen Rechts, private Einrichtungen, die öffentliche Dienste erbringen, sowie Betreiber nach Anhang III Nr. 5 lit. b und c (für diese gilt Art. 27 als Teil des Kapitels III Abschnitt 3 für Anhang-III-Systeme ab 02.12.2027).

Was zu tun ist: Halten Sie je Recruiting-System fest, welche Ausgabe in die Auswahlentscheidung einfließt — Score, Ranking, Vorauswahl oder Textzusammenfassung —, und prüfen Sie die Relevanz der Eingabedaten für den Verwendungszweck (Art. 26 Abs. 4 KI-VO). Praxisempfehlung: die Information der Bewerber bereits in Ausschreibung und Datenschutzhinweis aufnehmen, nicht erst in die Absage.

Wo die Ausnahme endet: Nach Art. 6 Abs. 3 KI-VO gilt ein in Anhang III genanntes System ausnahmsweise nicht als hochriskant, wenn es kein erhebliches Risiko für Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte birgt — diese Rückausnahme greift jedoch nicht, wenn das System ein Profiling natürlicher Personen durchführt. Die Ausnahme setzt voraus, dass das System ausschließlich eine eng begrenzte vorbereitende Aufgabe, eine begrenzte Aufgabe innerhalb des Anwendungsfalls oder eine rein unterstützende Tätigkeit erfüllt. Erzeugt ein System Empfehlungen oder Bewertungen, die menschliche Entscheidungen wesentlich beeinflussen können, bleibt es Hochrisiko-KI. Praxisempfehlung: im Zweifel hoch klassifizieren und die Begründung im Inventar festhalten.

2. ATS mit ML-Score (Personio, Workday)

Ein Bewerbermanagement-System wird in dem Moment zur Hochrisiko-KI, in dem sein Score Bewerbungen bewertet, rankt oder aussortiert; reine Datenextraktion ohne Bewertungslogik fällt nicht darunter. Risiko: HOCH wenn Auto-Aussortierung. Pflichten: bei Hochrisiko-Einstufung die vollen Betreiberpflichten nach Art. 26 KI-VO (Aufzählung in Abschnitt 1), zusätzlich menschliche Endentscheidung und Datenschutzhinweis für Bewerber.

Die Grenzlinie im Detail: Sobald CV-Inhalte gewertet werden (Match-Score, Empfehlungs-Ranking), greift Anhang III Nr. 4. Eine reine Vorsortierung des Posteingangs ohne Bewertungslogik ist voraussichtlich nicht hochriskant. Weitere nicht hochriskante Grenzfälle: FAQ zur Ausnahme nach Art. 6 Abs. 3.

Was zu tun ist: Gleichen Sie die Anbieterbeschreibung des Scores mit der tatsächlichen Nutzung ab — maßgeblich ist, was Ihre Personalabteilung mit der Ausgabe macht. Praxisempfehlung: je Auswahlrunde dokumentieren, wer die Endentscheidung getroffen hat und ob vom Score abgewichen wurde. Verarbeitet der ATS-Anbieter die Bewerberdaten im Auftrag, kommt der Auftragsverarbeitungsvertrag hinzu (Abschnitt „Datenschutz-Pflichten neben der KI-VO").

3. Video-Interview-AI (mit Emotion-Detection)

Video-Interview-Systeme mit Emotionserkennung sind im Beschäftigungskontext grundsätzlich nicht einsetzbar. Risiko: teilweise verboten (Art. 5). KI-Systeme zur Ableitung von Emotionen am Arbeitsplatz sind nach Art. 5 Abs. 1 lit. f verboten — unabhängig vom Verwendungszweck; Ausnahme nur aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen.

Das Verbot gilt seit dem 2. Februar 2025 (Art. 113 KI-VO, Kapitel I und II). Drei weitere Verbotstatbestände können bei Sourcing- und Video-Tools berührt sein: Social Scoring durch Arbeitgeber (Art. 5 Abs. 1 lit. c), das ungezielte Auslesen von Gesichtsbildern aus dem Internet oder aus Überwachungsaufnahmen (lit. e) und die biometrische Kategorisierung zur Ableitung sensibler Merkmale (lit. g). Für Einsatzfelder außerhalb des Verbotstatbestands verpflichtet Art. 50 Abs. 3 KI-VO die Betreiber von Emotionserkennungs- und biometrischen Kategorisierungssystemen zusätzlich, die betroffenen Personen zu informieren.

Was zu tun ist: Lassen Sie sich vom Anbieter schriftlich bestätigen, welche Analysefunktionen das System enthält, und dokumentieren Sie Abschaltung oder vertraglichen Ausschluss der Emotions- und biometrischen Analysefunktionen im Inventar. Werden biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung verarbeitet, gilt zusätzlich das Verarbeitungsverbot des Art. 9 Abs. 1 DSGVO mit den engen Ausnahmen des Abs. 2. Praxisempfehlung: diese Prüfung vor jeder Vertragsverlängerung wiederholen.

4. Mitarbeiter-Performance-Tools

Performance-Tools sind Hochrisiko-KI, sobald sie Beschäftigte automatisiert bewerten oder Beförderungs- und Kündigungsempfehlungen erzeugen. Risiko: HOCH wenn Auto-Bewertung. Pflichten: Betreiberpflichten nach Art. 26 KI-VO wie in Abschnitt 1, Transparenz, Widerspruchsrecht, ggf. DSFA nach Art. 35 DSGVO — eine FRIA nach Art. 27 trifft private Arbeitgeber, die keine öffentlichen Dienste erbringen, nicht (Abschnitt 1).

Auch Mitarbeiterüberwachung fällt unter Anhang III Nr. 4. Ein reines Auswertungs-Dashboard ohne Bewertung einzelner Beschäftigter ist davon zu unterscheiden — die Abgrenzung gehört mit Begründung ins Inventar.

Was zu tun ist: Information der Arbeitnehmervertreter und der betroffenen Beschäftigten vor Inbetriebnahme (Art. 26 Abs. 7 KI-VO); in Deutschland kommt die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 BetrVG hinzu, in Österreich die Mitbestimmung nach dem Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG §§ 96/97) — Einzelheiten im Abschnitt „DE/AT". Praxisempfehlung: einen Eskalationsweg mit Namen und Funktion benennen, über den Beschäftigte einer automatisiert erzeugten Bewertung widersprechen können.

5. Lohnanalyse-Tools (Pay-Gap-Detection)

Lohnanalyse-Tools, die Entgeltlücken auf Gruppenebene auswerten, ohne einzelne Beschäftigte zu bewerten, sind kein Hochrisiko-Fall — sie gehören aber vollständig ins KI-Inventar. Risiko: minimal bis begrenzt, solange keine Bewertung einzelner Beschäftigter erfolgt. Pflichten: keine Hochrisiko-Pflichten nach Art. 26 KI-VO; als Praxisempfehlung ein Eintrag im KI-Inventar mit Begründung der Einstufung sowie eine interne Nutzungsregel (Acceptable Use Policy), die die zulässigen Auswertungsebenen festlegt.

Wo die Einstufung kippt: Erzeugt das Tool Bewertungen oder Empfehlungen zu einzelnen Beschäftigten — etwa zu Entgeltanpassung oder Aufstieg —, die menschliche Entscheidungen wesentlich beeinflussen können, ist die Einstufung nach Anhang III Nr. 4 erneut zu prüfen.

Das materielle Recht dahinter (Deutschland): § 7 EntgTranspG verbietet, für gleiche oder gleichwertige Arbeit wegen des Geschlechts ein geringeres Entgelt zu vereinbaren oder zu zahlen; § 3 EntgTranspG untersagt die unmittelbare und mittelbare Entgeltbenachteiligung hinsichtlich sämtlicher Entgeltbestandteile. Der individuelle Auskunftsanspruch nach §§ 10 bis 12 EntgTranspG besteht in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten; das Vergleichsentgelt (statistischer Median) ist nicht anzugeben, wenn die Vergleichstätigkeit von weniger als sechs Beschäftigten des anderen Geschlechts ausgeübt wird.

Österreich: § 11 GlBG verpflichtet betriebliche Einstufungsregelungen und Normen der kollektiven Rechtsgestaltung auf den Grundsatz des gleichen Entgelts für gleiche oder gleichwertige Arbeit und verbietet Kriterien, die zu Diskriminierung führen; § 3 Z 2 GlBG untersagt die Diskriminierung bei der Festsetzung des Entgelts.

EU-Ebene (Richtlinie, an die Mitgliedstaaten gerichtet): Art. 7 der Entgelttransparenzrichtlinie (RL (EU) 2023/970) sieht vor, dass Beschäftigte Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe und über die nach Geschlecht aufgeschlüsselten Durchschnittsentgelte der Gruppen von Beschäftigten verlangen können, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten, und der Arbeitgeber binnen zwei Monaten schriftlich antwortet.

6. Chatbot für Mitarbeiter-Fragen (Onboarding)

Ein HR-Chatbot, der ausschließlich informiert, ist keine Hochrisiko-KI — er unterliegt aber der Transparenzpflicht. Risiko: begrenzt. Pflichten: Bot-Hinweis Art. 50.

Art. 50 Abs. 1 KI-VO verlangt, dass zur direkten Interaktion mit natürlichen Personen bestimmte KI-Systeme diese darüber informieren, dass sie mit einem KI-System interagieren; adressiert sind dort die Anbieter. Betreiberpflichten stehen in Art. 50 Abs. 3 (Emotionserkennung, biometrische Kategorisierung) und Abs. 4 (Deepfakes); erzeugt das System synthetische Audio-, Bild-, Video- oder Textinhalte, greift zusätzlich die Kennzeichnungspflicht des Art. 50 Abs. 2, die ebenfalls den Anbieter trifft. Praxisempfehlung: den Bot-Hinweis vor dem Rollout selbst prüfen, auch wenn die Pflicht den Anbieter trifft.

Wo die Rolle wechselt: Wer das zugrunde liegende Modell wesentlich anpasst oder das System unter eigenem Namen in Verkehr bringt, wird nach Art. 25 KI-VO zum Anbieter. Für alle Personen, die mit dem Bot arbeiten, gilt die KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 KI-VO. Sobald der Bot Beschäftigte oder Bewerber bewertet, statt nur zu informieren, ist die Einstufung nach Anhang III Nr. 4 erneut zu prüfen.

Kernfelder: So dokumentieren Sie ein HR-KI-Tool im Inventar

Als Praxisempfehlung — eine gesetzliche Feldliste gibt es nicht — hält ein Inventar-Eintrag je HR-KI-System sechs Felder fest: Name und Anbieter, Use Case, Rolle, Risikoklasse, Datenarten und Aufsicht. Erst diese sechs Felder machen die Pflichtenlage pro System entscheidbar; ein siebtes Feld hält den Schulungsstand für die KI-Kompetenzpflicht fest.

• Name und Anbieter: Produkt, Hersteller und Vertragspartner — Grundlage der Rollenklärung zwischen Anbieter (Art. 3 Nr. 3 KI-VO) und Betreiber (Art. 3 Nr. 4 KI-VO).
• Use Case: Was das System tut, welche Daten hineingehen und welche Ausgaben herauskommen — Anknüpfungspunkt für Anhang III (Art. 6 Abs. 2 KI-VO).
• Rolle: Anbieter, Betreiber oder beides; Rollenwechsel bei wesentlicher Änderung (Art. 25 KI-VO).
• Risikoklasse: verboten (Art. 5 KI-VO), Hochrisiko (Anhang III), GPAI oder minimal — und, falls Sie sich auf Art. 6 Abs. 3 KI-VO stützen, mit einer schriftlichen Begründung im Inventar (Praxisempfehlung).
• Datenarten: welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden und ob besondere Kategorien betroffen sind (Art. 9 Abs. 1 DSGVO).
• Aufsicht: wer das System überwacht und wie eskaliert wird (Art. 26 Abs. 2 KI-VO).
• Schulungsstand: wer das System bedient, wann welche Schulung absolviert wurde und wo der Nachweis liegt — Grundlage der KI-Kompetenzpflicht (Art. 4 KI-VO, anwendbar seit 02.02.2025) (Praxisempfehlung; Art. 4 KI-VO verlangt die KI-Kompetenz selbst, nicht dieses Feld).

Bei Hochrisiko-Systemen kommen die Nachweise aus Abschnitt 1 hinzu: Protokollaufbewahrung, Relevanzprüfung der Eingabedaten sowie die Information der Arbeitnehmervertreter und der betroffenen Beschäftigten.

Anbieter oder Betreiber: Wer trägt welche Pflicht?

Im HR-Bereich sind Unternehmen in der Regel Betreiber, nicht Anbieter — die Rolle bestimmt sich nach Art. 3 Nr. 3 und Nr. 4 KI-VO und kann nach Art. 25 kippen. Anbieter entwickeln oder vertreiben das Tool und tragen die Produktpflichten; Betreiber setzen es unter eigener Verantwortung ein und tragen die Einsatzpflichten. Die folgende Verteilung gilt für Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III; bei minimalem oder begrenztem Risiko entfallen diese Pflichten — mit Ausnahme der Anbieter-Registrierung nach Art. 49 Abs. 2 KI-VO bei einer Selbsteinstufung nach Art. 6 Abs. 3.

Zur EU-Datenbank im Detail: Die Anbieterpflicht nach Art. 49 Abs. 1 KI-VO gilt für alle Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III mit Ausnahme der Systeme nach Nr. 2 (kritische Infrastruktur) — sie ist weder auf öffentliche Stellen noch auf Anhang III Nr. 1 begrenzt. Nach Art. 49 Abs. 2 registrieren sich zusätzlich Anbieter, die für ihr System nach Art. 6 Abs. 3 zu dem Schluss gelangen, es sei nicht hochriskant.

Datenschutz-Pflichten neben der KI-VO

Die KI-VO ersetzt die DSGVO nicht: Jede HR-KI, die personenbezogene Daten verarbeitet, braucht zusätzlich eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO — die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens einer der sechs Erlaubnistatbestände erfüllt ist.

• Besondere Kategorien: Gesundheitsdaten, Angaben zur ethnischen Herkunft, zu religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen und zur Gewerkschaftszugehörigkeit sowie biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung unterliegen dem Verarbeitungsverbot des Art. 9 Abs. 1 DSGVO mit den engen Ausnahmen des Abs. 2.
• Datenschutz-Folgenabschätzung: Art. 35 Abs. 1 DSGVO verlangt sie vorab bei voraussichtlich hohem Risiko, insbesondere bei neuen Technologien; Abs. 3 nennt als Regelfall die systematische umfassende Bewertung persönlicher Aspekte (Profiling), auf die Entscheidungen mit Rechtswirkung gestützt werden.
• Auftragsverarbeitung: Nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO darf der Verantwortliche nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten; Abs. 3 gibt den Mindestinhalt des Vertrags vor.
• Anfragen von Bewerbern und Beschäftigten: Auf Anträge nach Art. 15 bis 22 DSGVO ist unverzüglich, spätestens binnen eines Monats zu reagieren; ist die Verlängerung wegen der Komplexität und der Anzahl der Anträge erforderlich, kann die Frist um zwei Monate verlängert werden, wenn die Person darüber innerhalb eines Monats unter Angabe der Gründe unterrichtet wird (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
• Datenschutzbeauftragter Deutschland: ab in der Regel mindestens 20 Personen, die ständig mit automatisierter Verarbeitung beschäftigt sind — und unabhängig von der Personenzahl, wenn Verarbeitungen einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO unterliegen (§ 38 Abs. 1 BDSG).
• Datenschutzbeauftragter Österreich: keine über Art. 37 DSGVO hinausgehende zahlenmäßige Schwelle; die Benennungspflicht folgt unmittelbar aus Art. 37 DSGVO, § 5 DSG regelt ergänzend Geheimhaltung und Weisungsfreiheit im öffentlichen Bereich.

Aufsicht: In Deutschland überwachen die nach Landesrecht zuständigen Behörden die nichtöffentlichen Stellen (§ 40 Abs. 1 BDSG), in Österreich ist die Datenschutzbehörde die nationale Aufsichtsbehörde (§ 18 Abs. 1 DSG).

Fristen: Was am 16. August 2026 gilt

Die für HR-KI einschlägigen Termine der KI-VO sind überwiegend eingetreten. Alle Termine der Tabelle sind Anwendungstermine der KI-VO nach Art. 113; die Statusspalte bezieht sich auf den 16. August 2026.

Die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 ist in Kraft seit 27. Juli 2026 und hat die Anhang-III-Frist verschoben: Die Hochrisiko-Pflichten der Kapitel III Abschnitte 1–3 gelten für Anhang-III-Systeme ab 2. Dezember 2027, für Anhang-I-Systeme ab 2. August 2028; Einzelheiten in der FAQ „Was ändert die Digital-Omnibus-Verordnung an HR-KI?".

DE/AT: nationaler Rahmen neben dem AI Act

Neben dem AI Act unterscheiden sich Deutschland und Österreich im flankierenden nationalen Rahmen für Diskriminierungsschutz und betriebliche Mitbestimmung — für HR-KI entscheidend sind vor allem Beweisregel im Diskriminierungsfall, Rechtsfolge und Mitbestimmungsnorm; die Tabelle ergänzt Frist, Ausschreibungsregeln und Anlaufstelle. Die KI-VO selbst (Art. 5, Art. 10, Art. 26, Art. 27, Anhang III Nr. 4) gilt in beiden Staaten identisch (EU-VO 2024/1689).

Die geschützten Merkmale decken sich weitgehend — § 1 AGG nennt Rasse und ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexuelle Identität; in Österreich verbietet § 3 GlBG die Diskriminierung wegen des Geschlechts, § 17 GlBG die wegen ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, Alters oder sexueller Orientierung. Unterschiedlich sind Beweisregel, Rechtsfolge, Frist, Ausschreibungsregeln, Anlaufstelle und Mitbestimmung:

Zur Prävention gibt das deutsche Recht dem Arbeitgeber eine eigene Organisationspflicht: Nach § 12 Abs. 1 bis 3 AGG sind die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz vor Benachteiligungen einschließlich vorbeugender Maßnahmen zu treffen; eine geeignete Schulung der Beschäftigten gilt als Erfüllung dieser Pflicht. Auf EU-Ebene verlangt Art. 5 Abs. 3 der Richtlinie (EU) 2023/970, dass Stellenausschreibungen und Berufsbezeichnungen geschlechtsneutral sind und Einstellungsverfahren nichtdiskriminierend geführt werden.

Bußgeld- und Sanktionsrahmen bei HR-KI

Der Rahmen richtet sich nach dem Verstoßtyp, nicht nach dem Tool: Verbotene Praktiken stehen an der Spitze, Betreiberpflichten eine Stufe darunter, Datenschutzverstöße folgen einem eigenen Katalog.

Zwei Präzisierungen: Für KMU und Start-ups wird nach Art. 99 Abs. 6 KI-VO der jeweils niedrigere Wert angesetzt; für kleine Midcaps gilt seit der Verordnung (EU) 2026/1744 (in Kraft seit 27.07.2026) der entsprechende Deckel des Art. 99 Abs. 6a KI-VO. Und die KI-Kompetenzpflicht des Art. 4 KI-VO fällt nicht unter Art. 99 Abs. 4 — für Verstöße gegen die AI-Literacy-Pflicht besteht kein eigener EU-Bußgeldrahmen; Sanktionen richten sich nach nationalem Recht im Rahmen von Art. 99 Abs. 1, in Deutschland seit 29.07.2026 im KI-MIG. Dessen eigene Bußgeldtatbestände in § 15 Abs. 1 bis 3 erfassen Art. 4 KI-VO nicht. Neben den Geldbußen steht die zivilrechtliche Seite: in Deutschland Schadensersatz und Entschädigung nach § 15 AGG, in Österreich nach § 12 bzw. § 26 GlBG.